Administradores de fincas
¿Qué documentación debe conservar una comunidad después del mantenimiento?
Conserva el certificado y las listas de comprobación del mantenimiento realizado, con equipos identificados, resultados e incidencias. Un presupuesto o una factura no acredita por sí solo las operaciones efectuadas.
El documento debe describir lo que se ha hecho
El RIPCI regula el certificado con sus listas de comprobación y los datos mínimos del mantenimiento. La constancia documental debe conservarse al menos cinco años. Las operaciones que realiza el titular tienen un régimen documental específico. Anexo II, apartados 5 y 6; artículo 17.e del RIPCI.
La recomendación práctica es comprobar que el expediente identifica la comunidad y la instalación, los equipos revisados, la fecha y el resultado. Una frase genérica como «revisión realizada» ofrece poca utilidad si después hay que localizar una avería o comprobar una actuación.
Certificado, factura y presupuesto: qué aporta cada uno
- Certificado y listas: documentan las operaciones y sus resultados.
- Factura: refleja lo facturado, pero no sustituye el detalle técnico.
- Presupuesto: describe una propuesta; no demuestra que el trabajo ya esté ejecutado.
- Informe de incidencias: ayuda a decidir las correcciones y a seguir las pendientes.
Para administrar la finca, recomendamos relacionar estos documentos por fecha y equipo. Así se evita confundir una reparación presupuestada con una reparación terminada.
Un expediente sencillo para cada comunidad
Como organización interna, proponemos separar: documentación de la instalación; mantenimientos periódicos; incidencias y reparaciones; inspecciones; y contratos. Mantén una copia accesible para la representación de la comunidad y otra de respaldo.
El plazo mínimo del RIPCI no significa que deba destruirse todo al cumplir cinco años. Recomendamos conservar proyectos, puesta en servicio e historial relevante mientras resulten necesarios para conocer la instalación y justificar sus modificaciones, atendiendo también a las reglas de conservación que correspondan.
Qué revisar cuando aparece una deficiencia
Anota el equipo afectado, el problema comunicado, la actuación propuesta y quién debe decidirla. Después incorpora la fecha de reparación y su resultado. Si una incidencia sigue abierta, evita archivar el expediente como si toda la instalación estuviera corregida.
Ejemplo orientativo: se detecta una batería deteriorada en la central. El presupuesto de sustitución queda junto al informe inicial. Cuando se ejecuta, se añade el parte y las comprobaciones posteriores. Eso permite distinguir detección, autorización y cierre.
Si cambia la administración de fincas
Recomendamos entregar un inventario de documentos y un resumen de pendientes. El relevo administrativo no debería provocar que se pierda el historial técnico ni que se repitan decisiones sin conocer los antecedentes.
Para valorar un mantenimiento, envíanos el último certificado y las listas disponibles. Compararemos el alcance documentado con la instalación que debe revisarse y señalaremos los datos que falten.
Fuentes oficiales y alcance
- RIPCI: artículo 17.e, artículo 21 y anexo II.5 y II.6
- CTE: artículo 8, documentación, uso y conservación
Contenido revisado el 7 de octubre de 2026. Las referencias se aplican según uso, fechas, riesgos e intervenciones de cada instalación. Los ejemplos son orientativos; las recomendaciones de EMB se identifican como tales.